Avec l'explosion de l'e-commerce, l'informatique évolue vers des solutions globales capables de gérer un établissement et de piloter automatiquement un apporteur d'affaires électronique depuis un PMS (logiciel de gestion hôtelière). Aujourd'hui plus que jamais, l'informatique est au coeur des échanges commerciaux.

Du PMS à la centrale de réservation

Depuis son ouverture, le site de réservation de la Fédération nationale des Logis de France bénéficie d'un succès fulgurant en termes de fréquentation et de chiffres d'affaires : 1 500 000 visiteurs et 9 millions d'euros en 2004.
A noter également, l'extraordinaire explosion des réservations sur Internet : aujourd'hui 91 % des réservations de la centrale passent par cette voie et 9 % par téléphone.
Mais la FNLF ne se limite pas à ces résultats, aussi bons soient-ils, elle se donne des objectifs plus ambitieux et veut surtout faire progresser le chiffre d'affaires des établissements affiliés en leur permettant de tirer profit de la manne Internet. Un but à la portée de tous les établissements, à condition qu'ils disposent d'outils informatiques performants et interfacés avec la centrale des Logis de France.
Concrètement, dans les hôtels, le programme de front office ne doit plus se contenter de jouer les caisses enregistreuses éditrices de factures. Il doit permettre de gérer les achats, le stock, le personnel, d'analyser l'évolution de l'activité, la part des différents apporteurs d'affaires, d'établir des statistiques, un fichier clientèle, de vendre, d'intégrer des inrfaces techniques telles que la téléphonie active, les clés magnétiques, la gestions centralisée, le Pay-TV et, surtout, l'accès à Internet.

Des progiciels interfacés pour les Logis

Face à ce challenge la Fédération nationale, au lieu de créer un logiciel unique dans lequel les 3 200 établissements affiliés auraient dû se mouler, a fait plancher des fournisseurs de PMS (logiciels de gestion hôtelière) et leur a demandé de développer des solutions performantes pour la gestion hôtelière et la réservation en ligne sur la centrale Logis. Le but en est bien évidemment de développer la vente de chambres en ligne en temps réel, parce que le client accepte difficilement le traitement "on request", même quand l'attente est de 48 heures. Alors qu'il est possible, techniquement, de le satisfaire, si les disponibilités et les prix contenus dans le logiciel de l'hôtelier sont communiqués d'une façon automatique et en temps réel à la centrale de réservation.

Un seul canal

Au terme d'un appel d'offres, des sociétés, dont GD-Informatique, parce qu'elles apportent des solutions métiers dédiées aux besoins spécifiques des hôteliers restaurateurs et que leurs progiciels sont interfacés avec la centrale de réservation. Entre autres conditions drastiques que la Fédération a inscrites dans son cahier des charges, voici quelques exemples de ces garde-fous qui garantissent la confidentialité et l'indépendance de l'hôtelier :
- un seul planning de réservation pour l'établissement et la centrale de réservation;
- l'hôtelier choisit les données à communiquer à la centrale;
- la centrale ne vient pas prendre les données sur son planning;
- l'hôtelier décide seul du nombre et de la catégorie de chambre à lui fournir;
- le planning complet de l'hôtel n'est pas visible sur la centrale, seules les disponibilités qu'il a choisies le sont;
- l'hôtelier peut à tout moment ouvrir ou fermer ses chambres à volonté (pas d'allotement);
- l'hôtelier peut paramétrer un minimum ou un maximum de séjours;
- l'hôtelier peut créer des types de chambres personnalisées;
- l'hôtelier peut revenir sur les factures de réservation;
- une réponse immédiate au client et une réservation en temps réel.

D'un seul clic

L'adhérent Logis affecte depuis son planning des catégories et numéros de chambres à la centrale sans devoir se déconnecter pour se reconnecter ensuite sur le site ou passer de son registre papier à l'ordinateur. En utilisant des progiciels référencés, et parce qu'ils sont automatiquement connectés à la centrale, la réservation passe directement de la centrale sur le planning de l'hôtelier. Il en prend connaissance grâce à un mail ou un fax au choix de l'hôtelier. Dès que la chambre est réservée (ferme avec un numéro de CB), elle est aussi automatiquement déstockée de la centrale. En adoptant ce procédé, l'hôtelier gagne un temps considérable en supprimant les plannings qui font double emploi et les diverses manipulations intermédiaires effectuées quotidiennement pour la mise à jour des tarifs et des disponibilités sur le web-planning. Sans compter les couacs générés par les chambres que l'on a oublié de retirer des réservations, après leur vente. Si vous prenez le cas d'un Canadien qui réserve à 3 heures du matin, alors que c'est le jour chez lui, la réservation est possible alors que c'est la nuit en France. La entrale offre une ouverture sur le monde et la possibilité de faire progresser son chiffre d'affaires. Le nouveau système automatise toutes ces opérations et fait la preuve que les nouvelles technologies et l'Internet ne sont pas l'apanage des grands établissements.

Ce qu'il faut savoir

Une réservation depuis un progiciel interfacé, comment ça marche ?
- L'hôtelier met à disposition des chambres de son choix, sur les périodes de son choix, directement sur son planning.
- Le client potentiel choisit un hôtel puis une chambre et garantit sa réservation avec un numéro de carte bancaire.
- La chambre est déstockée automatiquement de la centrale dès qu'elle est réservée.
- La réservation s'intègre directement sur le planning.
- La mise à jour est automatique.

Quelles sont les données paramétrables ?
Toutes les données sont paramétrables : catégorie de chambres, type, nombre de personnes, tarifs en semaine, week-end, saison haute, basse, lit simple, double, famille, séjour affaires...

Comment savoir qu'une réservation est arrivée ?
- Un fax ou un email part de la messagerie sécurisée à cet usage pour l'hôtelier.
- Cette réservation est récupérée directement par le progiciel de l'hôtelier.

A quoi sert l'informatique ?
Avec cet outil, tout change : suppression des tâches répétitives, gain de temps, fluidité du service, vision instantanée du business, gestion, possibilité de se projeter dans le futur, d'établir une véritable politique commerciale en exploitant le fichier clients.
Car aujourd'hui gérer une affaire, c'est chercher des clients et pas seulement s'occuper de son établissement.

Et les virus ?
La connexion à la centrale de réservation est totalement sécurisée, il n'y a pas de risque d'intrusion de virus.

Réservit, qu'est-ce que c'est ?
Réservit est le nom du système qui gère la centrale de réservation Logis de France.